Berniat Menggunakan Aplikasi Karyawan? Ini 5 Fitur yang Wajib Ada

Tugas utama departemen human resources (HR) adalah meningkatkan kinerja karyawan di perusahaan tempat ia bernaung. Namun tugas ini bukanlah hal yang mudah karena departemen HR memiliki banyak sekali tanggung jawab yang harus dijalankan setiap harinya. Itulah sebabnya departemen ini butuh bantuan dari aplikasi karyawan yang memudahkannya mengelola karyawan perusahaan.

Apa itu Aplikasi Karyawan HRIS?

Dalam bahasa Indonesia, singkatan dari HRIS adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Berdasarkan singkatan tersebut HRIS merupakan sekumpulan aktivitas untuk mengelola informasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia (pegawai perusahaan/anggota organisasi).

Pada era digital ini definisi HRIS menjadi software atau aplikasi online untuk data entry, melacak data, mengolahh data dan sebagai sumber informasi untuk departemen SDM, payroll, pihak Management dan departemen akuntansi.

Jenis – Jenis Aplikasi Karyawan

1. Software HRIS Operasional

Software HRIS Operasional merupakan software HRIS dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR hanya dalam lingkup operasional, mulai dari administrasi karyawan, sampai ke pengelolaan absensi dan payroll atau penggajian.

2. Software HRIS Tactical

Software HRIS Tactical merupakan software HRIS dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR dalam manpower planning, recruitment, dan training / development.

3. Software HRIS Strategic

Software HRIS Strategic merupakan software HRIS dengan pilihan modul terintegrasi yang membantu perusahaan menyelaraskan strategi perusahaan dengan karyawannya, yang dilakukan melalui performance review dan goal alignment (performance and strategy link).

Alasan Aplikasi Karyawan itu Penting

Para pemilik usaha, manajer dan profesional yang ingin mengembangkan usahanya, akan selalu mencari cara agar bisa mendapat lebih dengan usaha yang lebih sedikit. Di sinilah letak HRIS berfungsi.

1. Semua data pegawai terpusat, terutama untuk software HRIS berbasis web.

Anda tidak perlu lagi meminta data dari cabang-cabang yang jauh, atau dari toko yang berbeda untuk membuat report konsolidasi. Data karyawan dapat diakses oleh pihak manajemen atau departemen hr dengan cepat.

2. Mengurangi human error.

Setiap pegawai selalu berusaha keras untuk memberikan pekerjaan yang terbaik. Namun, tentu manusia tidak luput dari kesalahan, meskipun ada juga orang yang bermaksud buruk terhadap perusahan. Salah perhitungan yang tidak disengaja, terutama untuk penggajian dapat memberikan dampak yang buruk.

Dengan software HRIS Anda akan terhindar dari kesalahan perhitungan gaji, pajak ataupun risiko kehilangan data karena tidak sengaja ter-delete.

Selain kesalahan yang menyebabkan kerugian perusahaan, hubungan antara karyawan juga dapat menjadi buruk. Hal ini dapat menciptakan suasana kerja yang tidak menyenangkan dan mengakibatkan banyak karyawan yang berhenti kerja.

3. Keamanan data yang lebih canggih.

Data karyawan merupakan data personal yang bersifat sensitif. Hanya beberapa orang dari perusahaan/organisasi yang dapat mengakses data tersebut.

Selain kerugian besar karena kehilangan data, aplikasi hris juga bagus untuk menghindari pencurian data karyawan karena hanya orang-orang tertentu yang diberi akses yang dapat mengakses data tersebut.

4. Mengurangi kerja manual yang menggunakan kertas.

Banyak perusahaan masih menggunakan kertas untuk proses pengajuan cuti, ijin, reimbursement obat.

Staf departemen HR harus meng-input data satu per satu dari form tersebut. Dapat terjadi staff yang bersangkutan harus lembur karena ada banyak form yang harus di-input ke spreadsheet/excel.

Melalui sistem sistem ESS (Employee Self Service), untuk proses tsb. karyawan yang berkepentingan akan meng-input data sendiri di program komputer.

Dengan demikian, departemen HR dapat langsung mengakses dan memproses data tsb. Perusahaan dapat menghemat banyak waktu, tenaga, dan biaya kertas.

5 Fitur yang Wajib Ada di Aplikasi Karyawan

Untuk membantu departemen HR anda dalam mengerjakan tugasnya, aplikasi karyawan yang dipilih haruslah memiliki fitur yang lengkap. Masalahnya, dari sekian banyak aplikasi karyawan yang beredar di Indonesia, belum tentu semuanya memiliki fitur yang anda butuhkan. Bisa jadi harganya murah namun punya keterbatasan fitur, atau fiturnya lengkap namun harganya selangit.

Maka dari itu, anda harus memilih aplikasi karyawan terbaik yang memang cocok untuk perusahaan anda. Untuk memudahkan anda dalam menentukan pilihan, kali ini kami akan memberikan informasi mengenai fitur-fitur apa saja yang harus ada di aplikasi karyawan pilihan anda nantinya. Berikut ini lima fitur pilihan dari kami:

1. Manajemen waktu dan kehadiran

Bukan jamannya lagi di mana anda mencatat kehadiran karyawan anda dengan kertas atau spreadsheet. Selain menyulitkan staf HR anda saat melakukan pendataan, cara ini juga rentan dengan kecurangan. Bisa jadi karyawan yang tidak masuk menitipkan absen kepada rekannya dengan cara meniru tanda tangannya.

Untuk mengatasinya, gunakan aplikasi karyawan yang memiliki kemampuan untuk mencatat kehadiran menggunakan sistem kehadiran biometrik atau scan sidik jari. Bukan hanya mampu meminimalisir kecurangan, namun fitur ini akan memudahkan staf HR dalam mendata kehadiran karyawan. Dengan cara ini, perhitungan gaji dan cuti juga akan menjadi lebih mudah.

2. Manajemen penggajian

Adalah fitur yang paling dicari saat sebuah perusahaan ingin menggunakan aplikasi karyawan. Buat perusahaan dengan ribuan karyawan seperti manufaktur, retail atau grosir, kehadiran aplikasi karyawan adalah hal yang krusial. aplikasi karyawanIS ini akan memudahkan staf HR untuk mengelola upah, tunjangan, sampai pembayaran pajak yang unik di masing-masing perusahaan.

Dengan bantuan aplikasi karyawan, kesalahan penghitungan gaji bisa ditekan seminimal mungkin. Dengan demikian, tingkat kepuasan karyawan pun akan meningkat dan loyalitas kepada perusahaan pun akan bertambah. Selain itu, aplikasi karyawan akan memudahkan anda menyimpan data-data penting seperti slip gaji karena semua datanya tersimpan secara online.

3. Manajemen pajak dan asuransi

Sebagai perusahaan yang terdaftar secara sah di Departemen Tenaga Kerja, maka sudah semestinyalah perusahaan anda memenuhi kewajibannya, khususnya membayar pajak penghasilan dan asuransi karyawan atau BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Bayangkan seperti apa repotnya jika setiap bulannya anda harus menghitung ratusan pembayaran pajak penghasilan dan BPJS secara manual.

aplikasi karyawan akan menghindari anda dari kerepotan seperti ini. Semua perhitungan pajak dan asuransi akan dilakukan secara otomatis oleh sistem. Sistem akan secara otomatis memotong gaji karyawan sesuai dengan ketentuan pemerintah untuk melakukan pembayaran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.

4. Pengelolaan klaim dan reimbursement

Dari waktu ke waktu, perusahaan harus mengeluarkan biaya klaim dan reimbursement yang diajukan oleh karyawan. Biaya ini bisa datang dari ongkos perjalanan dinas yang dilakukan karyawan, hingga pembelian barang yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan karyawan tersebut.

aplikasi karyawan yang baik haruslah memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mengajukan klaim, bukan yang justru menyulitkan mereka. Dari sisi manajemen atau departemen HR, aplikasi karyawanIS haruslah memudahkan dalam hal persetujuan atau approval. Gunakan sistem yang hanya memerlukan beberapa klik saja untuk memberikan persetujuan pada klaim dan reimbursement dari karyawan.

5. Laporan yang komprehensif

Seperti yang sudah disinggung di awal, tugas departemen HR adalah meningkatkan kinerja karyawan. Lalu, bagaimana caranya staf anda mengetahui seberapa jauh peningkatan yang sudah dialami karyawan tanpa laporan yang lengkap mengenainya?

Maka dari itu, fitur laporan dari aplikasi karyawan tak boleh ketinggalan untuk hadir di software pilihan anda. Pastikan aplikasi pilihan anda memiliki fitur pelaporan yang lengkap sehingga memudahkan anda untuk memantau perkembangan dari masing-masing karyawan setiap bulannya.

Memilih aplikasi karyawan yang tepat bisa dibilang susah-susah gampang. Gampang karena ada banyak sekali pilihan aplikasi karyawan yang tersedia di Indonesia. Namun, tak mesti semua software ini sudah pasti cocok untuk perusahaan anda.

Talenta by Mekari, aplikasi karyawan Terbaik Saat Ini

Software HRIS Talenta by Mekari memiliki berbagai macam fitur yang dapat membantu HR dalam mengelola administrasi karyawan yang lebih efisien. Salah satu fitur unggulannya adalah manajemen absensi menggunakan Live Attendance.

Dengan absen online ini, karyawan dapat melakukan absensi di mana saja tanpa perlu mengandalkan mesin sidik jari hingga sistem dapat mencatat data kehadiran secara otomatis.

Lewat aplikasi mobile, karyawan hanya perlu melakukan selfie dan data absensi karyawan secara otomatis dapat disimpan di dalam sistem.

Selain itu, terdapat juga fitur menghitung serta pembayaran payroll secara otomatis yang dapat diintegrasikan dengan fungsi absen online yang mencatat kehadiran secara otomatis. Jadi ketika memasuki periode payroll, HR tidak perlu lagi menghitung gaji karyawan secara manual karena gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis melalui sistem.

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Talenta by Mekari:

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://talenta.co.

Tertarik menggunakan Talenta by Mekari dan mempelajari fitur-fitur lainnya? Anda bisa mencoba fitur-fiturnya secara gratis dengan mendaftarkan demo produknya di websitenya. Yuk, coba sekarang!

Leave a Comment